Je administratie op orde met deze 5 tips!

Vind jij het bijhouden van de administratie ook zo’n vervelend klusje? Krijg snel je administratie op orde met deze 5 tips!

Persoonlijke administratie 

Eerlijk is eerlijk, ik behandel mijn persoonlijke en zakelijke administratie niet hetzelfde. Mijn persoonlijke administratie ligt namelijk op een stapel in de keuken. De rekeningen zijn er tussenuit gefilterd en dus betaald, de rest van de stapel zou ik eigenlijk óf in een map óf door de versnipperaar kunnen doen. De tips om orde in je administratie aan te brengen ga ik dan ook op mezelf toepassen…

 

Zakelijke administratie

Toen ik een paar jaar geleden besloot om mijn eigen bedrijf te beginnen ben ik ook gegroeid in de administratie. Ik wil het allemaal graag goed doen en niet voor onaangename verrassingen komen te staan! Als ik zakelijke post ontvang verwerk ik het dan ook meteen. Rekeningen worden betaald en papieren die bewaard moeten worden gaan, hup, de map in. Ik zou het alleen nog beter kunnen ordenen door gebruik te maken van tabbladen. 

 

Benodigdheden

Om orde in je administratie te creëren heb je niet veel nodig. Wat wel erg handig is om binnen handbereik te hebben:

• Ordners: per persoon 1 + 1 voor elk bedrijf + 1 voor gezamenlijke administratie
• Tabbladen: tabbladen van A-Z + eventueel genummerde tabbladen voor de indeling van de ordners
• Nietmachine
• Perforator
• Papierversnipperaar: mijn papieren liggen allemaal op een stapel omdat ik de papieren waar persoonsgegevens op vermeld staan graag door de versnipperaar haal

 

Plan van aanpak 

 

Tip #1: Achterstallige administratie aanpakken

• Om te beginnen loop je een rondje door je huis. Verzamel onderweg alle losse papieren die je tegenkomt.
• Maak hier vervolgens 3 stapels van: ‘doen’, ‘bewaren’ of ‘weg’
• Verwerk de stapel stapels

 

Tip #2: Orde bewaren

• Schaf 2 postbakjes aan voor de post waar je wat mee moet: ‘doen’ en ‘bewaren’
• Sorteer dagelijks je (online) post en beslis meteen wat je ermee moet: ‘doen’, ‘bewaren’ of ‘weg’.
• Verwerk wekelijks het postvakje met ‘doen’.
• Verwerk maandelijks het postvakje met ‘bewaren’.

 

Tip #3. Bewaren

Jaarlijks is ook goed om even je ordners bij te werken. Je hoeft papieren namelijk niet tot in den treure te bewaren. Er wordt onderscheid gemaakt tussen particulieren en ondernemers:

• Particulieren: Je persoonlijke administratie hoef je maar 5 jaar te bewaren
• Ondernemers: De zakelijke administratie moet 7 jaar bewaard te worden.

 

Tip #4. Check MijnOverheid regelmatig

Net als het bijhouden van je (digitale) post is het ook zaak om regelmatig te bekijken of je nog berichten hebt ontvangen via je digitale omgeving(en) zoals MijnOverheid. Ontvang je toeslagen? Vergeet dan niet om eventuele wijzigingen in je inkomen door te geven. Je kunt beter te weinig toeslagen ontvangen dan te veel. Alles wat je te weinig hebt gekregen ontvang je later alsnog met terugwerkende kracht.

 

Tip #5. Maak afspraken met je partner

Woon je samen? Spreek dan af wie de administratie doet. Doet je partner voornamelijk de administratie? Dan is het belangrijk om af en toe samen de administratie door te nemen. Uiteindelijk ben je er samen verantwoordelijk voor!

 

Bij ons thuis ben ik degene die de administratie bijhoudt (ah ja, vandaar die stapel). Als we het écht zat zijn dan trekken we er een paar uur voor uit en versnipperen we alles wat weg kan. Hetzelfde geldt voor de belasting. Ik ben degene die bijhoudt of er nog veranderingen zijn in ons inkomen/toeslagen en de jaarlijkse aangifte zoveel mogelijk invult. Dat zijn meestal ook de momenten dat we samen de administratie doornemen.

 

Heb jij je administratie op orde?

Lees meer in de categorie Financieel

 

Afbeelding Zakenman bezig met papierwerk in kantoor: Elnur – Shutterstock